G2 — Embarquer les parties prenantes¶
Public cible. DSI, développeurs, équipes d'exploitation et d'infrastructure, achats, métiers, RSE, communication et ressources humaines.
Objectif¶
Identifier les acteurs concernés, comprendre leurs intérêts et organiser leur participation aux décisions. La démarche doit aboutir à une gouvernance claire, à des responsabilités attribuées et à un réseau d'ambassadeurs capable de relayer les actions.
Contexte et enjeux¶
Le numérique responsable concerne les choix d'investissement, la conception des services, les achats, les infrastructures et les usages. Aucun architecte ni référent NR ne peut décider seul sur tous ces sujets. Le mandat obtenu en G1 donne la légitimité ; G2 organise la participation de ceux qui décident, réalisent ou subissent les changements.
Une réunion de lancement ne suffit pas. Les acteurs doivent connaître leur rôle, disposer du temps nécessaire et recevoir une réponse lorsqu'ils signalent une contrainte. Voir le guide.
Source méthodologique. Cette fiche reprend les principes des chapitres « Gouvernance et stratégie » et « Formation et compétences » du Guide d'évaluation et d'influence de la maturité Numérique Responsable des parties prenantes (INR/ISIT, 2024) : inventaire des parties prenantes, équipe transversale, moyens dédiés et développement des compétences.
Parties prenantes et contributions attendues¶
| Partie prenante | Contribution attendue | Argument principal |
|---|---|---|
| Direction | Porter le mandat, arbitrer et attribuer les moyens | Risques, conformité et performance |
| Métiers | Prioriser les besoins et mesurer l'usage | Utilité et qualité des services |
| DSI et architecture | Définir les règles et la trajectoire du SI | Maîtrise de la dette et des ressources |
| Développement et exploitation | Mettre en œuvre les décisions et signaler les contraintes | Maintenabilité, fiabilité et efficacité |
| Achats et juridique | Traduire les exigences dans les contrats | Fournisseurs, réversibilité et Scope 3 |
| RSE | Relier les actions aux objectifs et aux indicateurs de l'organisation | Impacts environnementaux et sociaux |
| Ressources humaines | Organiser la formation et reconnaître les rôles | Compétences et temps consacré |
| Communication | Rendre compte des résultats à partir de preuves | Crédibilité et prévention du greenwashing |
Étapes de mise en œuvre¶
-
Définir le périmètre. Lister les décisions concernées : achats, conception, infrastructures, données, accessibilité, IA et communication.
-
Cartographier les acteurs. Évaluer leur influence sur les décisions, leur exposition aux changements, leur niveau d'adhésion et leur contribution attendue. Cette analyse distingue les acteurs à associer aux décisions, à consulter ou à informer.
-
Recueillir les attentes et les objections. Mener quelques entretiens courts avant l'atelier collectif. Relever les contraintes de budget, de compétences, de délais et de conformité.
-
Adapter le message à chaque public. Relier la démarche aux responsabilités de l'interlocuteur : utilité pour les métiers, coût complet pour les achats, maintenabilité pour les équipes techniques, preuve pour la RSE et la communication.
-
Organiser un atelier de cadrage. Partager le diagnostic, recueillir les attentes, qualifier les désaccords et convenir des modalités de participation. Transmettre les sujets recensés à G3, qui porte leur priorisation.
-
Formaliser la gouvernance. Consigner le sponsor et le référent NR désignés en G1. Définir les instances, leur fréquence, leur pouvoir de décision et la procédure d'escalade. Une matrice RACI précise qui décide, réalise, contribue ou reçoit l'information. La fiche G4 attribue ensuite les actions et leurs échéances.
-
Créer un réseau d'ambassadeurs. Choisir des personnes issues de plusieurs métiers. Leur attribuer une mission, du temps et des supports communs. Distinguer la sensibilisation, qui fait comprendre les enjeux, de la formation, qui transmet les solutions, et de la compétence, qui se vérifie dans le travail quotidien.
-
Entretenir la participation. Restituer les décisions, publier l'avancement et reconnaître les contributions. Réviser la cartographie lors d'une réorganisation, d'un changement de fournisseur ou du lancement d'un chantier majeur.
Livrables attendus¶
- une cartographie des parties prenantes, avec leur influence, leur exposition, leur adhésion et leur contribution attendue ;
- un plan d'engagement adapté à chaque public ;
- une matrice RACI et un calendrier des instances ;
- une liste d'ambassadeurs avec une mission et un temps alloué ;
- un registre des décisions, des désaccords et des arbitrages ;
- un plan de sensibilisation, de formation et de maintien des compétences.
Répondre aux objections¶
| Objection | Réponse à travailler |
|---|---|
| « Nous n'avons pas le temps » | Intégrer les critères NR aux processus existants au lieu de créer un circuit parallèle. |
| « Cela va coûter plus cher » | Comparer le coût initial aux économies d'exploitation, à la durée de vie et au coût du risque. |
| « C'est le sujet de la RSE » | Nommer les décisions qui relèvent des métiers, des achats, de l'architecture et de l'exploitation. |
| « Nous le faisons déjà » | Demander les objectifs, les responsables, les indicateurs et les preuves disponibles. |
| « Cela va ralentir les projets » | Définir les exigences dès le cadrage pour éviter les corrections tardives. |
Indicateurs et objectifs¶
- KPI : part des fonctions clés représentées dans la gouvernance ; part des décisions prioritaires ayant suivi le circuit de participation convenu ; taux d'objections traitées dans le délai défini ; taux de participation aux instances ; part des ambassadeurs disposant d'un temps alloué ; part des personnes formées qui appliquent les connaissances acquises dans leur travail.
- OKR : sous six mois, toutes les fonctions clés sont représentées, 90 % des objections reçoivent une réponse dans le délai convenu et chaque fonction clé dispose d'au moins un ambassadeur dont la mission est reconnue.
Pièges à éviter¶
- Confondre participation à un atelier et engagement dans la durée.
- Nommer des ambassadeurs sans leur accorder de temps ni de pouvoir d'action.
- Limiter la démarche aux personnes déjà convaincues.
- Utiliser la matrice RACI comme une formalité sans préciser qui arbitre.
- Solliciter les parties prenantes sans leur restituer les décisions.
- Créer une nouvelle instance alors qu'une gouvernance existante peut porter le sujet.
- Mesurer le nombre de personnes sensibilisées sans vérifier l'évolution des pratiques.
Outils et ressources¶
🟢 = outil open source ; les outils sans pastille ne le sont pas (ou partiellement).
Cette sélection ne retient que les outils mobilisables sur ce chantier. Le catalogue complet de l'INR (355 ressources classées en 15 thèmes, liens vérifiés) tient la référence à jour : Boîte à outils du Numérique Responsable.
| Outil / Ressource | Usage | Lien |
|---|---|---|
| 🟢 Guide bonnes pratiques NR (INR) | Sensibilisation | https://institutnr.org/guide-bonnes-pratiques-nr |
| 🟢 MOOC Numérique Responsable (Académie NR) | Formation des collaborateurs et ambassadeurs | https://www.academie-nr.org/mooc-nr/fr/index.html |
| 🟢 MOOC IA Responsable (Académie NR) | Acculturation à l'IA responsable | https://www.academie-nr.org/mooc-ia/fr/index.html |
| 🟢 MyImpact (INR/ISIT) | Calculateur d'empreinte individuelle (support d'atelier) | https://myimpact.isit-europe.org/fr/ |
| 🟢 Guide Maturité PP (INR/ISIT) | Fondement méthodologique : gouvernance, parties prenantes, formation et compétences | https://institutnr.org/guide-maturite-parties-prenantes |
| 🟢 GPC-ONR (INR) | Support de l'atelier de priorisation mené en G3 | https://github.com/Institut-du-Numerique-Responsable/GPC-ONR |
Articulation avec la démarche AIR¶
- G1 fournit le mandat, le sponsor et les premiers moyens.
- G2 organise la participation interne et attribue les responsabilités.
- G3 transforme les attentes en objectifs prioritaires.
- G4 planifie et budgète les actions retenues.
- V1 étend la démarche aux fournisseurs et aux partenaires.
- D2 valorise les résultats obtenus à partir de preuves.