Comment utiliser ce guide ?

Ce chapitre vise à donner quelques règles et conseils d'organisation aux entreprises qui souhaitent évaluer la maturité de leurs parties prenantes, afin d'obtenir des réponses utilisables et des résultats fructueux.

Ne poser que des questions ouvertes

Ce référentiel résume intentionnellement les questions ouvertes et les critères pour les évaluer. Il ne fournit pas d'exigences, qui existent déjà dans d'autres guides tels que le Guide d'achats numérique responsable. Communiquer un questionnaire d'évaluation avec des exigences ou des questions fermées présenterait le risque d'obtenir des réponses qui ne refléteraient pas réellement la maturité des personnes interrogées. Les réponses aux questions ouvertes devraient être plus personnelles et plus objectives.

Par conséquent, nous vous conseillons vivement de ne pas communiquer les critères d'évaluation aux parties prenantes, mais uniquement les questions et leur justification.

Méthode d’évaluation

Nous recommandons vivement que les réponses au questionnaire ne comportent pas de liens uniques vers le rapport sur le développement durable de l'entreprise (ou le document d'enregistrement universel), mais qu'elles synthétisent les informations disponibles qui répondent à la question et qu'elles indiquent uniquement le numéro de la page où elles peuvent être trouvées. Pour ce faire, nous vous encourageons à demander aux répondants de remplir un tableur joint au questionnaire et à expliquer que seules les informations fournies dans le questionnaire seront prises en compte dans l'évaluation.

Lorsque vous faites référence à des certifications, par exemple de normes ISO, nous vous suggérons de demander les certificats et de vérifier leur validité et leur périmètre (sites versus groupe).

Bien entendu, les entreprises qui lancent l'évaluation seront libres de ne sélectionner qu'une partie des questionnaires et de modifier les pondérations ou les priorités que nous proposons ici pour chaque critère. Le processus d'évaluation doit également tenir compte de la taille de l'organisation à évaluer, et le nombre ou le type de critères peut être adapté aux plus petites entreprises.

Ce guide vise à évaluer les parties prenantes. Une telle évaluation pourrait être sous-traitée à des sociétés de conseil externes, mais une auto-évaluation d'une entreprise par elle-même est à éviter, dans un souci fondamental d'objectivité.

Certaines réponses des parties prenantes évaluées pourraient indiquer qu'elles ont l'intention de progresser sur certains axes de la soutenabilité. Par exemple, certains fournisseurs pourraient répondre qu'ils ont l'intention de former leur personnel. L'intention n'est pas suffisante. Même si nous recommandons d'évaluer la maturité, l'évaluation ne peut pas se faire uniquement sur la base des réponses « sera », mais doit se fonder sur les pratiques qui sont en place aujourd'hui.

La maturité parfaite n'existe pas

Pour tout candidat, il n'est pas réaliste d'atteindre un taux de maturité parfait de 100 % pour chacune des dix familles de questions et de critères, ni même pour aucune d'entre elles. Certains critères sont exigeants et ne peuvent être remplis qu'à long terme.

Le principe était qu'un critère qui pouvait être rempli maintenant ou dans un avenir proche devait faire l'objet du questionnaire. Nous pouvons illustrer ce principe avec l'écolabel TCO appliqué aux équipements de réseau : même si aucun équipement n'est certifié en 2024, trois ans après l'introduction des exigences pour les réseaux dans cet écolabel, nous recommandons vivement de demander cet écolabel aux fabricants afin de les encourager à obtenir la certification.

Demande d'information (RFI) pour anticiper l'appel d'offres

Nous recommandons vivement d'effectuer l'évaluation par le biais d'une demande d'information (RFI). RFI et RFP (Request For Proposal) sont complémentaires : la RFI évaluera la maturité avec le questionnaire le plus large ; la RFP spécifiera des exigences précises, qui devront être cohérentes avec les critères mentionnés dans ce guide ; l'évaluation portera sur la performance environnementale et sociétale plutôt que sur la maturité ; les exigences deviendront contractuelles et non plus seulement informatives. L'objectif de ce guide est de préparer les fournisseurs aux appels d'offres (ou RFP), sans attendre leur lancement.

Nous pensons que, parce qu'elle n'est pas contractuelle, les entreprises répondront à une demande d'information avec intégrité et transparence.

Bien entendu, l'évaluation de la maturité effectuée lors de la demande d'information ne doit pas remplacer les évaluations spécifiques qui seront effectuées lors de l'appel d'offres.

Impliquer les équipes techniques informatiques et les services d'achats dans le processus d'évaluation

Les équipes chargées des achats, de la technique et du numérique responsable doivent travailler ensemble pour lancer une telle demande d'information à chaque étape de cette initiative. Nous sommes convaincus qu'il n'est pas possible pour les responsables des achats, les responsables du numérique responsable ou les propriétaires de produits de mener seuls une telle action.

Nous recommandons également d'analyser les réponses en binôme afin que l'évaluation soit plus objective qu'elle ne le serait si elle était réalisée par une seule personne.

Restitution et débriefing

Nous vous conseillons vivement de ne pas communiquer les critères d'évaluation dans le questionnaire, mais de les partager avec chaque répondant lors d'un débriefing après l'évaluation. Une fiche d'évaluation peut servir de support. Il peut s'agir d'une seule diapositive, avec des messages clés et un graphique en radar, composé de 10 axes (un par famille de critères), comparant le score moyen des parties prenantes évaluées à celui du fournisseur faisant l'objet du débriefing.

Comme indiqué précédemment, il n'est pas réaliste, même pour les organisations les plus matures, d'obtenir un score de 100 % pour chaque famille de critères. L'objectif n'est pas de noter mais d'identifier :

• Le principal point fort à sécuriser.
• Les axes d'amélioration qui justifieraient un plan d'action spécifique.